เนื่องจากในปัจจุบัน การทำงานในองค์กรต่างมีความซับซ้อน และมีความพิเศษใน
ขั้นตอนการปฏิบัติ อีกทั้งบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญก็มีน้อย อีกทั้งเมื่อลาออกไปแล้ว
ความรู้บางอย่างที่สำคัญกับองค์กร กลับไม่ได้ถ่ายทอดให้คนใหม่ได้เรียนรู้ ดังนั้น
ระบบ knowledge management จะช่วยแก้ปัญหา ด้านความรู้ต่างๆ ให้อยู่ในหมวดหมู่
เดียวกัน
ความรู้แบ่งเป็น 2 ประเภท
1. Tacit Knowledge เป็นความรู้ที่ได้จากประสบการณ์ พรสวรรค์ หรือสัญชาติญาณของแต่ละบุคคลในการทำความเข้าใจในสิ่งต่างๆ เป็นความรู้ที่ไม่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูด หรือลายลักษณ์อักษรได้โดยง่าย เช่น ทักษะในการทำงาน งานฝีมือ หรือการคิดเชิงวิเคราะห์ บางคนเรียกว่าเป็น ความรู้แบบนามธรรม
2. Explicit Knowledge เป็นความรู้ที่สามารถรวบรวม ถ่ายทอดได้โดยผ่านวิธีการต่างๆ เช่น ลายลักษณ์อักษร ทฤษฎี คู่มือต่างๆ
ขั้นตอนการจัดการความรู้ นั้น สามารถสรุปได้ คือ
1) การสำรวจความรู้ภายในองค์กร
2) การวางแผนความรู้เพื่อการรวบรวมและจัดเก็บ
3) การพัฒนาความรู้
4) การถ่ายทอดความรู้ (Knowledge Transfer) หรือการแบ่งปันความรู้ (Knowledge Sharing)
คุณสมบัติเบื้องต้นของโปรแกรมเบื้องต้น
- สามารถสร้าง แก้ไข องค์ความรู้ในองคกรณ์ได้
- สามารถสร้าง หมวดหมู่ องค์ความรู้ ภายในองค์กร
- สามารถแบ่งการใช้งาน การกำหนดสิทธ์ให้แต่ละคน แต่ละกลุ่ม หรือ แต่ละฝ่าย แผนก ภายในองค์กรได้
- สามารถแทรกข้อมูล ประเภทต่างๆ รูปภาพ ไฟล์เสียง ไฟล์หนัง และไฟล์ประเภทอื่นๆ
- กำหนดคีย์เวิดย์ในการค้นหา สร้างเงื่อนไขในการแสดง
- Online ด้วยระบบ Webbase + Database
ประโยชน์ของการบริหารจัดการความรู้
- ช่วยลดระยะเวลาการพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือการเรียนรู้งานใหม่
- บุคลากรได้รับความพึงพอใจในการปฏิบัติงาน มีการทำงานอย่างมีระบบขั้นตอนอย่างถูกต้อง
- มีกำไรมากขึ้น / ลดต้นทุน
- ลดการสูญเสียเวลา ในการเรียนรู้ใหม่ การอบรมต่างๆ
- การพัฒนาคุณภาพของความรู้ไปสู่นวัตกรรมใหม่
